Guide pour créer le site web d’une collectivité

Les points clés de l’article

• Identifier les besoins de la collectivité et ceux des usagers pour assurer pour établir une base de réflexion.
• Les collecter : créer des questionnaires à destination des usagers et membres de la collectivité.
• Faciliter l’expérience utilisateur : navigation et démarches fluides
• Proposer des formulaires en ligne ou des PDF à champs actifs.
• RGPD : prévoir des solutions respectueuses des données pesronnelles.
• Accessibilité : Garantir un site accessible pour tous.

La création ou la refonte d’un site internet pour une collectivité territoriale (communes, départements, régions, collectivités d’outre-mer et collectivités à statut particulier) est l’objet d’enjeux multiples impliquant citoyen(ne)s, élus et personnels de la collectivité. Les attentes sont donc variées et nombreuses.

Pour éviter les écueils et mettre en place une solution qui réponde au mieux à ces attentes, voici quelques règles essentielles à suivre.

Identifier et collecter les besoins

Une collectivité territoriale a besoin de faire connaître son action auprès de ces administrés et de ces partenaires (communauté de communes, département…).

Un travail doit être réalisé en amont pour identifier, collecter et hiérarchiser ces besoins.

Besoins internes

En règle générale, la plupart des services sont concernés. Il est bon dans ce cadre de concevoir, s’il n’est pas déjà existant, un document listant les différentes compétences (attributions) de la collectivité concernée.

Par exemple, une mairie qui gère les repas de son école primaire devra pouvoir informer des décisions concernant les modalités d’inscription à la cantine, les tarifs et les choix concernant les aliments contenus dans les assiettes de nos chérubins.

Ici, le besoin en interne pour produire les repas en limitant le gâchis est d’avoir un système d’information pour récoler les demandes d’inscription et les absences pour éviter les repas sur-numéraires ou sous-numéraires.

Suggestion : créer une page web dédiée permettant aux parents de signaler l’absence de leurs enfants, tout en précisant les conséquences sur les factures.

Besoins des usagers

Les besoins des citoyen(ne)s en matière d’informations ne sauraient se limiter à une énumération des actions de la collectivité territoriale. C’est-à-dire la production d’un contenu n’ayant comme unique finalité que la dimension « politique ».

Les administré(e)s ont également besoin d’informations concrètes concernant leur quotidien et les différentes tâches administratives auxquelles ils doivent se conformer.

Par exemple, une mairie qui délivre des permis de construire, c’est sa compétence, doit mettre en place une page expliquant les modalités de demande d’un tel permis. Et en particulier une liste des documents à produire, les délais estimatifs de décision etc… 

Suggestion : intégrer un calendrier en ligne permettant de prendre rendez-vous directement avec les services concernés.

Collecter ces besoins

Lancer une campagne pour identifier les attentes des usagers et des agents peut être un excellent moyen de concevoir un site pertinent.

Par ailleurs, cette action peut s’inscrire dans une volonté de participation des citoyen(ne)s à la vie de la collectivité.

Suggestion :
distribuer un questionnaire avec un QR code via une revue municipale, puis publier les résultats sous forme de graphiques dans une édition suivante.

Des contenus réellement informatifs

Avant de s’attaquer au design, il est indispensable de connaître les différents contenus du site.

Ceci étant, un site doit répondre aux questions clés des usagers :

• Horaires d’ouverture.
• Contacts des services.
• Modalités des démarches administratives.
• Informations sur les élus et leurs rôles.
• Les ramassages des bacs à ordures
• Les activités à venir
• un espace d’expression pour les oppositions

La liste est longue… 

Suggestion :
pour vous aider à y voir clair dans les différents contenus présent sur le site, un logiciel de gestion de carte mentale sera d’une aide précieuse (ex Xmind)

Mettre en avant l’action de la collectivité

Illustrer les projets présents et futurs avec des contenus variés :

• Photos, tableaux, vidéos, infographies.
• Interviews d’élus, de personnalités ou de citoyens.
• Gestionnaire d’événements en ligne (par ex. avec le plugin WordPress EventON).

Suggestion : mettre en place un gestionnaire d’évènements, idéalement en liaison avec des applications comme IntraMuros et les réseaux sociaux.

Le design au service de l’expérience

Ici il ne s’agit pas de discuter des goûts et des couleurs. Chacune/chacun à les siens.

Il est question de favoriser « graphiquement » (couleurs, mise en page, boutons d’actions) certaines actions de l’internaute :

• encourager la découverte des actions de la collectivité,
• favoriser la découverte des événements (sportifs, culturels…) organisés ou co-organisés par la collectivité,
• simplifier la recherche de documents administratifs,
• faciliter les inscriptions diverses et variées en fonction des compétences de la collectivité,
• faciliter la demande et la transmission de documents administratifs.

Suggestion : créer un panel d’usagers avant le lancement du [nouveau] site. Ils permettra d’apporter une lumière différente et d’imaginer les correctifs nécessaires.

Respect du RGPD

La RGPD est un règlement européen sur la protection des données. Plus précisément le texte du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).

Vous pouvez vous référer au guide de sensibilisation au RGPD pour les collectivités territoriales de la CNIL.

Il est donc souhaitable lors de la création du site web de la collectivité concernée, de se référer à la liste des logiciels et solutions de tracking respectant les règles de la RGPD.

Dans ce cadre, Google Analytics est à proscrire au profit de solutions telles que Matomo ou AT Internet.

Accessibilité du site internet

En France, 12 millions de personnes sont touchées par un handicap soit 24% de la population active et 18% de la population totale (source INSEE).

Un site web accessible est indispensable pour inclure tous les citoyens, y compris les personnes en situation de handicap.

Principes clés :

• Perceptible : assurer un bon contraste des couleurs et des descriptions textuelles pour les images.

• Utilisable : navigation adaptée à la souris et au clavier.

• Compréhensible : aider à corriger les erreurs de saisie.

• Robuste : compatibilité multiplateforme et respect des standards HTML5. 

Suggestion : Tester l’accessibilité avec des outils comme Wave ou Accessiweb.

Choisir son hébergeur

Le choix de l’hébergeur doit tenir compte de la localisation des serveurs (privilégier l’Europe pour la conformité RGPD), de la vitesse d’accès et de la capacité à réaliser des sauvegardes régulières.

Conseil : Pour les petites collectivités, un serveur mutualisé peut suffire, mais pour les grandes villes, un serveur dédié ou un cloud performant est préférable. 

La création d’un site web pour une collectivité territoriale est un projet ambitieux, mais en suivant ce guide, vous répondrez aux besoins des citoyens et valoriserez l’action publique. Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter des experts ou à utiliser des outils spécialisés.

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